Préparer ses vacances sereinement
Vous en rêvez ! Les vacances approchent, elles vont être l’occasion de vous détendre et de vous éloigner du bureau. Mais la période qui précède le grand départ en congés est souvent synonyme de stress ! Vous redoutez les dernières urgences à régler, la préparation de la rentrée avec la montagne de dossiers qui vous attendra, l’inquiétude de laisser vos équipes … Bref, cette période de farniente qui s’annonce sème pour l’instant le trouble dans votre quotidien. Voici quelques conseils pour préparer vos vacances en toute sérénité :
Conseil n°1 : Distinguer les priorités, l’urgence/non urgence
Vous allez sans doute me dire que la gestion des priorités nous la vivons toute l’année. Et vous avez raison ! Cependant, avant vos congés, elle est d’autant plus importante. Si vous souhaitez être serein et profiter pleinement de cette période éloignée du bureau, il va être fondamental de distinguer les tâches urgentes ou non urgentes, de les hiérarchiser en fonction de leur deadline et les organiser en conséquence. Ainsi, vous vous concentrez uniquement sur les missions à effectuer avant votre départ et vous planifier les autres dans votre agenda pour votre retour.
Mais une tâche urgente, c’est quoi ? Une tâche urgente est une action
- qui doit être accomplie dans un délai très court et dont une date limite a été fixée
- a des impact sur des membres de l’équipe. Ces personnes comptent sur vous pour pouvoir avancer sur leur propre mission par exemple.
En pratique, pour chacune des tâches, demandez-vous de combien de temps vous avez besoin pour l’effectuer et sous quel délai.
Conseil n°2 : Déléguer
Notre deuxième conseil est de déléguer. Mais pas n’importe comment ! La délégation vous permettra non seulement de gagner du temps en vous focalisant sur vos priorités mais aussi à vos collaborateurs de s’impliquer davantage, de se responsabiliser.
Ce n’est pas un exercice facile, et en tant que dirigeant ou manager, cela peut vous faire peur. Avant tout, rappelez-vous que la délégation et la communication sont intimement liés. Passez donc un peu de temps au début à expliquer vos attentes, vérifier que la personne a bien compris sa mission et restez accessible pour toute question.
Alors comment déléguer ?
- Choisissez le collaborateur possède les aptitudes nécessaires pour effectuer la mission.
- Exposez vos attentes, les délais avec une échéance atteignable, le résultat attendu et les impacts. Donnez du sens à la mission.
- Faîtes confiance tout en contrôlant.
Conseil n°3 : Réorganiser l’équipe
Etablir le planning des congés
Cela paraît évident et pourtant … Pour commencer, il est nécessaire de faire le planning des congés de chacun. C’est essentiel pour assurer la continuité de service et avoir une vision claire de la taille de l’équipe pendant l’été. Vous pouvez ainsi planifier et répartir les missions et les tâches aux personnes compétentes en fonction de leur présence.
Anticiper et prévenir tous vos interlocuteurs
Dès que possible communiquez vos dates de congés à vos collaborateurs, partenaires et clients, et principalement à ceux qui gèrent les dossiers les plus sensibles de l’entreprise. Ainsi, les urgences potentielles ou points bloquants seront sans doute soulevés avant votre départ. Vous pourrez donc les traiter avant vos vacances ou déléguez sereinement.
Mettre en place un back up
Rien de pire qu’un dossier bloqué qui va déclencher un appel en urgence et vous déranger pendant vos vacances. Là encore, anticipez cette situation en mettant en place un système validation exceptionnelle et un back up avec un collaborateur de confiance. Assurez-vous qu’il ait la prise de recul nécessaire pour distinguer l’urgence ou non.
Vous avez maintenant mes principales astuces pour partir en vacances sereinement. Dernier conseil, à votre retour, reprenez le flambeau (ou le témoin du passage de relai !). Réunissez votre équipe, remerciez-les pour leur implication en votre absence et motivez les troupes pour la rentrée avec de nouveaux objectifs.
Alors, prêts à partir en vacances ?